Word、Excel、PowerPointで作った資料をPDFにしたい！

PDF化するメリット

普段からパソコンで資料を作る方は、Word、Excel、PowerPointを使っている方が多いと思います。
その資料を「印刷のレイアウトを崩さずに」送りたいとか、「スマホで見れる形で」送りたいと思いませんか？
そんな時はPDF形式の資料として保存すればOKです。
SNSやLINEにアップすることもできますので、ぜひやり方を覚えましょう。

WordをPDFにするには

MicrosoftOfficeで簡単に作成した資料をＰＤＦ化することができるようになっています。
PDF化する方法は、WordもExcelもPowerPointも同じ操作でできます。

まずは、WordファイルをPDF化してみましょう。
Wordを開いた状態で上部メニュー左にある「ファイル」を選択し、「エクスポート」を選択します。

そうすると、Adobe Acrobat Readerを入れている方は一番上にAdobePDFを作成と
表示されるため選択して、右側の「AdobePDFを作成」ボタンを押します。

Adobe Acrobat Readerを入れていない方は、その下にPDF/XPSドキュメントの作成と
表示されますので選択して、右側の「PDF/XPSの作成」ボタンを押します。

あとは、保存したい場所を選んで保存すればPDFファイルの完成です！

ExcelをPDFにするには

ExcelファイルのPDF化の”コツ”は「印刷レイアウトを整える」

ExcelをPDF化するときのコツとして、きちんと印刷レイアウトを整えてから実施することです。

エクスポートでPDF化

先ほどのWordと同様、Excelを開いた状態で上部メニュー左にある「ファイル」を選択し、
「エクスポート」を選択します。

その後、こちらもどうように「PDF/XPSの作成」ボタンを押して完了です！
（AdobePDFでも作成できますが、説明は省きます）

PowerPointをPDFにするには

PowerPointファイルのPDF化の”コツ”は「資料のサイズ調整」

最近のPowerPointではワイド画面で作成して、プレゼン時もフルHDのサイズで映し出せるように
横長のサイズ（16:9）で作るのが標準になっています。
そのため、紙に印刷したときに余白が多くなってしまいます。
PDF化したときも同じく、今見えているようにしか変換できないため注意しましょう。
紙で印刷することやPDFできれいに見せるのが前提であれば、「4:3」で作成することをお勧めします。

エクスポートでPDF化

前提が長くなりましたが、PowerPointもエクスポートでPDF変換できます。
前述のWord、Excelとやり方が同じ為説明は省きますが、「ファイル」から「エクスポート」を実施します。

補足：PowerPointは画像形式（JPG）にすることも可能

画像形式にするメリット

PowerPointに限った話になりますが、PDF化した後に印刷しないで見たいだけの場合は
JPG画像として保存するほうがよいでしょう。そのほうが、スマホに保存するときには便利です。
（PDFはスマホ内の”写真”と区別して保存されるため見つけにくいですが、画像にしておくと
　カメラで撮影した写真と同じところに保存されるので見つけやすいです。）

画像としてエクスポート

PowerPointでファイルからエクスポートを選択したときに、一番下に「ファイルの種類の変更」があるので
これを選択します。それから右側の「JPEGファイル交換形式（*.jpg）」を選択し、その下にある「名前を付けて保存」
ボタンを押します。
これで画像として保存できます！

まとめ

今回は、Officeソフトで資料をPDF化する方法をご紹介しました。
PDFにすることで、「仕事で資料を共有・送付したいけれど、ほかの人に編集されることは困る」といったことも解消できます。誰かが開いた後に変な文字が1文字入っていたり、スペースが入っていたりすることがよくありますよね。

ただし、以前からずっと古いOfficeを使っているという方は、PDFへのエクスポートができない可能性もありますので、これを機に新しいOfficeに切り替えられるのも手かと思います。
サポート期限が切れていると、ウイルスの標的にもなりかねませんので更新されてみてはいかがでしょうか？